“청구서 양식 하나 바꿨을 뿐인데, 입금이 3일 빨라졌어요.”

이런 말, 들어보신 적 있나요?

많은 경리 담당자분들이 청구서는 그저 돈을 청구하는 문서라고 생각하시지만, 용역 분야에서는 이야기가 조금 다릅니다. 용역 계약의 특성상 성과물이 눈에 보이지 않기 때문에, 청구서 하나로도 신뢰를 줄 수 있느냐가 매우 중요하거든요.

오늘은 실제 저희 고객사에서 입금율을 확 올린 청구서 양식을 무료로 공유드립니다. 용역 계약이 잦은 중소기업 실무자분들이라면 꼭 챙겨보셔야 할 내용이에요.

✅ 왜 ‘용역 대금 청구서 양식’은 따로 챙겨야 할까요?

청구서는 인터넷에 넘치지만, 그중 용역 전용으로 최적화된 양식은 거의 없습니다.

용역 계약의 특징은 이렇습니다:

• 실물이 없는 성과물 (예: 컨설팅, 디자인, 운영대행 등)

• 업무 범위가 모호하거나 유동적인 경우가 많음

• 성과 확인 후 결제하는 계약 조건

이런 상황에서 단순히 “서비스비 100만 원”이라고만 써두면 거래처는 궁금한 게 많아집니다.

실제로 제가 아는 디자인 에이전시 대표님은 “작업 완료 후 청구서를 보냈는데, 상대 회사 회계팀에서 ‘이게 어떤 디자인인지 모르겠다’며 결제를 보류했다”는 사례도 있었어요. 담당자는 이미 퇴사하고, 결국 돈 받는 데 한 달 넘게 걸렸다고 하더라고요.

그래서, 용역 청구서는 무조건 ‘구체적으로’ 작성해야 합니다.

🧾 고객이 신뢰하는 용역 청구서, 이렇게 만드세요

저희가 고객사와 함께 테스트하며 입금이 빨라졌던 핵심 구성 4가지를 정리해드릴게요.

1. 작업 내역은 최대한 구체적으로!

막연한 표현 대신, 누가 봐도 이해되는 문장이 필요합니다.

예시 (X): “컨설팅비용 1건”
예시 (O):

이렇게 명확히 써두면, 결제 지연 사유 자체가 사라집니다.

청구서의 비고란에 자세히 입력해주시면 좋습니다!

2. 금액 구분은 정확히! 부가세 포함 여부는 필수

부가세 포함 여부를 애매하게 쓰면, 담당자는 헷갈립니다. 그리고 다시 전화하고, 메일 보내고... 그러다 결제일이 늦춰지는 거죠.

좋은 예시:

• 공급가액: 1,500,000원

• 부가가치세(10%): 150,000원

• 총 청구 금액: 1,650,000원

이 방식이 회계팀 입장에서도 가장 편하고, 정확한 회계처리가 가능합니다.

3. 입금 기한 + 계좌 정보는 ‘딱 떨어지게’

입금일을 “빠르면 이번 주까지 부탁드립니다~”처럼 애매하게 하지 마시고, 정확한 기한을 설정하세요.

“2025년 4월 24일까지"
우리은행 123-456789-00-111 / 예금주: (주)위버크리에이티브”

참고로, 예전엔 개인 명의 계좌로 받던 업체가 있었는데, 회계팀에서 “이거 진짜 회사 계좌 맞냐”고 멈칫했던 사례도 있었어요. 신뢰 문제 생기기 딱 좋죠.

꼭 회사 명의로 계좌 설정, 청구서에도 크게 기재해 주세요.

4. 담당자 연락처는 ‘문의 스트레스를 줄이는 포인트’

용역 업무는 검수나 수정 요청이 잦습니다. 그런데 청구서에 담당자 연락처가 없으면?

“누구한테 연락하지?” → 다시 본사로 전화 → 시간 소요 → 피로도 증가

간단히, 아래처럼 적어두면 OK.

🎁 실무자용 무료 엑셀 청구서 양식 드립니다!

제가 위의 내용을 기반으로 직접 만든 실전용 청구서 양식 (엑셀 + 구글 스프레드시트) 을 무료로 공유드립니다.

실제로 써보신 고객사들 피드백은 이렇습니다:

“한 번 보낸 뒤 바로 입금됐어요. 수정 요청도 없었고요.”
“회계팀에서 보기 편하다고 하더라고요. 계속 이 양식 쓰게 될 듯!”

아래 링크 클릭 후 이메일 주소만 입력해주시면 바로 송부드리겠습니다!

▶ 양식 받으러 가기!

🙋‍♀️ 실무자분들이 자주 묻는 질문 3가지 (Q&A)

Q1. 이 청구서만 보내면 세금계산서 안 보내도 되나요?
A. 아닙니다! 청구서는 단순 입금 요청용입니다. 법적 회계처리를 위해선 전자세금계산서(홈택스 발행) 도 반드시 필요합니다.

Q2. 용역 중간에 먼저 청구서를 보내도 되나요?
A. 가능은 하지만, 문서 상에 “중간 청구” 혹은 “1차 청구분”이라고 명확히 표시해 주세요. 그래야 오해 없이 처리됩니다.

Q3. 프리랜서도 이 양식을 쓸 수 있나요?
A. 물론입니다. 오히려 프리랜서일수록 신뢰감을 주는 청구서 양식이 꼭 필요합니다. 이름, 연락처, 계좌 명의만 바꿔 사용하시면 됩니다.