특허법인
2026. 6. 9.
🏢 오늘의 주인공: 특허법인 테헤란
"청구서 발송이 하루에만 100건, 한 달이면 3,000건. 그 3,000건이 전부 사람 손을 거쳐 나가던 시절이 있었습니다."
특허법인 테헤란은 단순히 출원을 대리하는 곳이 아닙니다. 평균 경력 17.8년의 베테랑 변리사들이 모인, 지식재산 업계에서 손꼽히는 실력파 특허법인입니다. 파트너 변리사 전원이 15년 이상의 경력을 갖췄고, 담당 변리사제로 의뢰인과 1:1로 직접 소통합니다.
규모와 실적도 남다릅니다. 2019년부터 2024년까지 약 25,754건의 특허·실용신안·디자인·상표 출원을 처리했고, 100개국 이상의 글로벌 협력 네트워크를 바탕으로 해외 출원에서만 수천 건의 노하우를 쌓았습니다. 출원부터 등록까지 추가금 0원 정액제로 끝까지 책임지는 '제로 리스크' 원칙, 지식재산에 얽힌 세무·법무 이슈까지 아우르는 원스톱 서비스, 그리고 "굳이 해외 출원 안 하시는 게 낫겠다"고 먼저 말려주는 정직한 상담까지 — 고객을 진짜 위하는 곳이라는 평가가 괜히 나온 게 아닙니다.
이렇게 일 잘하기로 소문난 테헤란에도, 오랜 고민이 하나 있었습니다. 바로 '청구와 미수금 관리'였습니다.
발송 30건, 등록 50건, 거기에 기타 청구까지 합치면 하루에만 청구서가 100건씩 나갑니다. 한 달이면 무려 3,000건.
그런데 이 어마어마한 양을, 시스템 없이 엑셀과 메일과 구글 스프레드시트로 버텨왔습니다. 출원 실력은 최고였지만, 정작 그 뒤를 받치는 청구·입금·미수 관리는 오롯이 사람 손에 묶여 있었던 것이죠.
청구·입금·미수 관리를 담당하는 박솔아 차장님을 만나, 청구스 도입 전후의 이야기를 들어봤습니다.
😩 Before: "청구서 한 건에 10분, 하루 4시간이 사라졌어요"
Q. 이장규 대표:
청구스 도입 전에는 실제로 청구서를 어떻게 만들어 보내셨나요?
A. 박솔아 차장:
청구서 하나를 보내려면 똑같은 정보를 세 군데에 옮겨 적어야 했어요.
메일 본문에 고객 이름·상표명·비용을 쓰고, 엑셀 청구서에 또 고객 이름·상표명·비용을 쓰고, 위임계약서에 또 고객 이름·금액·담당 변리사·날짜를 쓰고요.
이걸 다 하면 기본 10분, 빨라도 5분은 무조건 걸렸어요. 하루에 청구서에 쓰는 시간만 4시간이 모자라게 들었어요. 근무 시간의 절반이죠.
Q. 이장규 대표:
양식이 오래되기도 했다고 들었어요.
A. 박솔아 차장:
6년 전 엑셀 양식인데, 부가세가 자동 계산이 안 되고 매번 수기로 입력하게 되어 있었어요. "이 쉬운 부가세를 왜 이렇게 만들어 놨지" 싶었죠.
그런 양식이 수천 개나 쌓여 있으니 아무도 손을 못 댔고요. 디자인도 6년 전 그대로라 가독성이 너무 안 좋아서, 고객님들이 "글자가 너무 많아서 얼마인지 모르겠다"고 하실 정도였어요.
Q. 이장규 대표:
같은 정보를 세 번 쓰면 실수도 잦았을 것 같은데요.
A. 박솔아 차장:
정말 많았어요. 청구서에는 고객님 이름을 제대로 넣어 놓고, 메일에는 기본 설정된 '홍길동' 그대로 나가는 식이죠.
금액을 메일에서만 고치고 청구서는 옛날 금액 그대로 나가거나, 첨부 서류를 빠뜨리고 보내는 일도 일상이었어요. 청구서 품질이 그날 담당자 컨디션에 달려 있었던 거예요.
Q. 이장규 대표:
입금 확인은 어떻게 하셨어요?
A. 박솔아 차장:
이게 또 삼단계였어요. 은행 홈페이지나 문자로 입금 내역을 확인하고, 회계팀이 실무자한테 "이장규로 30만 원 들어왔어요" 알려주고, 실무자가 또 별도 구글 스프레드시트에 수기로 다시 입력하고요.
같은 정보를 세 번 입력하는 구조인데도, 다들 "원래 이런 거지" 하고 살았어요.
Q. 이장규 대표:
입금 안 한 고객은 어떻게 관리하셨나요?
A. 박솔아 차장:
솔직히 그냥 방치였어요. "청구서 나갔다. 입금 안 하면 우린 진행 안 해. 끝." 리마인더 연락은 한 번도 안 했어요.
그러니까 까먹고 사라지는 돈이 엄청 많았죠. 소액은 독촉하는 인건비랑 스트레스가 더 크니까 한두 번 연락하다 포기하고, 번호가 바뀌었는지 폐업했는지 알 방법도 없었어요.
🎉 After: "한 번 올려두면, 알아서 해줘요"
Q. 이장규 대표:
도입 후 청구서 작성 시간은 어떻게 달라졌나요?
A. 박솔아 차장:
한 건에 5~10분 걸리던 게 1분으로 줄었어요.
기본 상표는 완전 고정 비용이라, 프리셋 만들어 두고 고객님 이름·번호·이메일만 넣으면 끝이에요. 그러면 이메일, 청구서에 정해진 데이터가 쫙 자동으로 채워져요!
메일·청구서·계약서 삼중 입력이 사라지니까 그 불일치 실수도 완전히 없어졌고요. 첨부도 자동이라, 첨부 서류 빠뜨리는 일도 없어졌어요.
Q. 이장규 대표:
가장 크게 체감되는 변화는 뭐였어요?
A. 박솔아 차장:
매일 아침 마감 루틴이 통째로 사라진 거요.
사건에 대해 마감일을 세팅해 두고 매일 확인하는 프로그램이 있는데, 오늘 마감 건은 뭔지, 등록비용·성공보수는 입금됐는지, 안 들어온 건 재연락하고…
이걸 매일매일 처리해야 했거든요. 특히 해외 사건은 건당 금액이 크니까 포기를 못 하니까 더 촘촘했어요. 그런데 이제는 그냥 청구스에 올려두고 다 잊어버려도 돼요. 한 번 해버리면 알아서 해주고, 굳이 전화를 안 해도 되더라고요.
Q. 이장규 대표:
카톡 발송도 도입하고 싶어 하셨다고요.
A. 박솔아 차장:
네, 저희가 메일 중심의 업계라 카톡 도입을 두고 "나는 카톡이 낫다" vs "아니 메일이 낫다" 내부 고민이 있었는데요.
그런데 청구스는 카톡이랑 메일 둘 다 한 번에 나가니까, 그 고민이 한 방에 끝났어요. 저희한텐 정말 큰 이점이에요.
메일은 잘 확인 안 하는 고객분들도 카톡은 바로 확인하니까!
Q. 이장규 대표:
고객 반응은 어땠나요?
A. 박솔아 차장:
고객이 먼저 연락해 오기 시작했어요.
예전엔 메일을 안 봐서 흐지부지됐는데, 카톡으로 연체 알림이 가니까 "자금 상황이 안 좋은데 이때까지만 납부해도 될까요" 하고 먼저 양해를 구해 오세요.
일부러 안 주는 게 아니라 사정이 있었던 거죠. 컴플레인은 단 한 건도 없었어요.
Q. 이장규 대표:
결제 완료 알림은 어떠셨어요?
A. 박솔아 차장:
"방금 입금했는데 확인 좀 해주세요" 하는 그 잦던 전화가 사라졌어요.
결제하자마자 자동으로 완료 알림이 가니까 고객도 "여기 빨리빨리 처리해 주는구나" 하고 안심하시고요. 멘트가 "빨리 해주세요"에서 "잘 부탁드려요"로 바뀌는 게 체감돼요.
📈 Result: "당일 입금 3배, 청구서는 10분에서 1분으로"
Q. 이장규 대표:
입금 속도는 수치로 얼마나 달라졌나요?
A. 박솔아 차장:
예전엔 오전에 청구서 나가고 오후에 입금되는 당일 입금이 거의 없었어요.
그런데 지금은 그런 건들이 정말 많아졌어요. 예전 대비 최소 세 배는 됩니다.
이메일과 알림톡에 입금 기한이 생기니까 고객분들도 마감 의식이 생긴 것 같아요!
Q. 이장규 대표:
장기 연체는 얼마나 줄었어요?
A. 박솔아 차장:
마감일에 흐지부지되던 건들이 정말 많이 줄었어요. 10% 감소가 아니라 40% 정도, 체감이 정말 크게 느껴져요.
Q. 이장규 대표:
입금 감지 기능도 쓰고 계시죠?
A. 박솔아 차장:
이름이 다르게 입금되는 경우가 너무 많아서, 회계팀에 "이 입금 누구 건이에요?" 묻는 게 하루에 10건씩이었어요.
청구스 입금 감지로 매칭하고부터는 하루 2~3건으로 줄었어요. 한 번만 더 입력해 두면 자동으로 결제 완료 알림이 가니까 정말 편해요.
Q. 이장규 대표:
변리사님들 할인 요청 수정도 잦았다고요.
A. 박솔아 차장:
변리사들이 "이거 할인해줘"를 수시로 하시는데, 예전엔 메일·청구서·계약서 세 개를 다 수정해야 했고 당연히 실수가 났어요.
지금은 청구스에서 수량이나 금액만 틱 바꾸면 끝이라, 그 업무 자체가 사라졌어요.
🤩 Beyond: "이게 이렇게 되는 시대가 왔구나"
Q. 이장규 대표:
포기하셨던 악성 채권 추심도 청구스로 한번 해보셨죠?
A. 박솔아 차장:
계약서 같은 거 첨부하고 넣으면 된다고 하시더라고요. 전자서명 한 번으로 다음 절차가 진행된다고요. 전에 법무법인 통할 땐 착수하자마자 착수금 실비가 발생하고 절차가 복잡해서 결국 포기했는데,
이번엔 직원분이 엄청 친절하게 안내해 주셔서… "이게 이렇게 되는 시대가 왔구나" 싶었어요.
Q. 이장규 대표:
청구스 팀의 대응 속도는 어떠셨어요?
A. 박솔아 차장:
"왜 이렇게 빨리 되지?" 싶었어요. 완전히 저희 입맛대로 커스텀하고 있다고 느끼거든요.
타 솔루션은 기능을 요청하면 "안 됩니다"로 끝났는데, 청구스는 "내부에서 검토해 보겠다"고 하시고 실제로 됐어요. 뭐든 얘기하면 우선 확인해 주시는 그게 정말 컸죠.
Q. 이장규 대표:
마지막으로, 청구스를 한마디로 정리하신다면요?
A. 박솔아 차장:
미수금도 확 준 것이 체감되고 거기다가 고객분들도 만족하시고, 업무 효율까지 개선되니, 특허법인들은 다 한 번 체험해보면 좋을 것 같아요!
6년 묵은 엑셀 청구서, 같은 정보를 세 번 옮겨 적던 삼중 입력, 매일 아침 머릿속을 짓누르던 마감 루틴, 그리고 포기해 온 미수금.
특허법인 테헤란은 청구스 하나로 청구·입금·미수·추심을 한 흐름으로 자동화했습니다. 청구서는 10분에서 1분으로, 당일 입금은 3배로, 장기 연체는 30~40% 줄었습니다.
혹시 우리 회사 이야기 같지 않으신가요?
청구서 한 건에 10분씩, 입금 확인에 사람 셋이 매달리고, 못 받은 돈은 그냥 포기하고 계신다면 — 청구스가 그 루틴을 대신 짊어지겠습니다.
14일 무료 체험으로 첫 달의 변화를 직접 느껴보세요.
